公文管理的菜单包括：发文管理、收文管理、基础设置三个主菜单。

1、基础设置，包括参数设置、主题词管理、公文类型设置、收文权限设置，四个子菜单。

在使用公文管理系统前需要先做一些配置：

1）参数设置，此菜单无需设置，使用默认值即可。

2）主题词管理，添加、删除主题词。

a.主题词间用逗号分隔可一次性批量添加,附录一《国务院公文主题词表》供参考。如图所示：

 

b.也可以批量删除主题词。

注意：在发文时也可以直接填写主题词表中没有的词。

3）公文类型设置，这个模块可以新建、编辑、删除、清空、查询公文类型。

 

a.新建，编辑:

 

以上图为例：

默认文号前后缀，在发文拟稿新建公文时能根据文号前后缀自动编号。

文字说明，方便记录类型的用途等信息。

使用权限，控制可以使用该类型的部门。

公文登记单模板，可选使用系统默认模版或自定义模版。新建类型时不能编辑自定义模版，保存后从类型列表中在该类型中点击编辑后会出现设计发文登记单模版的编辑链接。

绑定红头模版，要在公文正文中使用套红模版可在系统管理—>行政办公设置—>文件套红模版中增加。不支持绑定到每个类型中。

套红模版的制作，注意制作套红模版时要在结尾加入书签标记，否则会覆盖掉原文。

是否强制盖章、是否转成版式文件：公文中可以不强制盖章、及转成版式文件。

b.清空、删除

注：若存在某类型的公文则该类型无法删除，清空可以强制删除所有该类型的公文。

附录二是《国家行政机关公文处理办法》中介绍的“公文种类”。

c.查询，可以根据类型和标题搜索查找公文。

4）收文权限设置，可按全局设置和部门设置收文权限。

 

2、发文管理，包括发文拟稿、发文核稿、发文盖章、发文列表 四个子菜单。

1）发文拟稿

新建公文

 

以上图为例，点击编辑

 

进入拟稿编辑界面，录入发文单与正文。默认发文单有：发文字号、密级、发文标题、主题词、主办单位、缓急程度、主送、抄送等常用项目，若无法满足需要可自行设计发文单模版。录入完成后后点击保存来保存发文单。

切换到正文标签页，录入完正文后点击保存可保存公文正文，正文编辑页提供插入图片、历史版本下载、页面设置、打印、操作日志查看等功能。

窗口关闭时会提示保存word文档，点击保存，等待文件上传服务器后点击确定。

点击转核稿，核稿人员可填写一人或多人。可以满足多人核稿和多人会签。

 

完成后会自动向第一个核稿人员发提醒信息。当核稿人登录OA后会收到提醒消息。

已经发送的公文可以在拟稿历史记录里查看状态。

点击“提醒/催办”按钮,可以给核稿人发内部消息提醒。

2）发文核稿

核稿人查看公文，可以进行发文单和正文的修改校正。正文编辑页提供插入图片、历史版本下载、页面设置、打印、操作日志查看等功能。

 

点击核稿-完成按钮即可。

如果拟稿人选择了多个核稿人则按照选择的顺序流转下去，流转完成后公文进入套红盖章。

3）套红盖章

套红盖章需要系统管理员在系统管理——角色与权限设置里删除所有角色对该菜单的权限，并添加指定的角色拥有该菜单的权限。

套红盖章的用户可以进行发文单和正文的修改校正，正文编辑页除了提供插入图片、历史版本下载、页面设置、打印、操作日志查看等功能外还支持在正文中导入套红模版，并可以在版式文件标签生成版式文件并盖章。

 

盖章时点击盖章按钮，在已经生成的版式文件上点击相应盖章位置，会弹出选择印章窗口。

盖完章后点击保存，完成。公文即进入发文列表。

4）发文列表

 

在发文列表中可以指定收文的部门并限制打印份数。

收文部门指定人员（该部门具有收文登记菜单权限的用户）可以选择发给领导批阅或直接分发到个人。在还有剩余打印份数时点击查看公文切换到版式文件选项卡可以打印版式文件，可彩打份数等于剩余打印份数，超过份数将自动变成黑白。

 

提示：发送公文成功。

切换到已发文列表可对已发送公文归档，自动根据发文单生成数据，稍作修改添加附件，检查无误即可归入档案管理的文件中。

3、收文管理，包括收文登记、领导审批、收文分发、收文阅读四个子菜单。

1）收文登记

 

 

2）领导批阅

如果登记处发给多个领导批阅，会按顺序流转。领导批阅时可在版式文件上签字，点击保存并完成即可。

3）收文分发

收文部门指定人员选择相应的用户发送公文。

4）收文阅读

收到公文的人员可以阅读，阅读完成后公文进入已阅列表。

注意事项：

在打开可编辑的正文标签后，关闭窗口时会提示保存word文档，点击保存，等待文件上传服务器后点击确定。

发文单编辑设置发文单居中方法，找到“table” 加入align=“center”属性。

附录一

国务院公文主题词表

综合经济（77个）

计划

规划,统计,指标,分配,统配,调拨

经济管理

经济,管理,调整,调控,控制,结构,制度,所有制,股份制,责任制,流通,产业,行业,改革,改造,竞争,兼并,开放,开发,协作,资源,土地, 资产,资料,产权 物价,价格,投资,招标,经营,生产,转产,项目,产品,质量,承包,租赁,合同,包干,国有,国营,私营,集体,个体,企业,公司,集团,合作社,普 查,工商,商标,注册,广告,监督,增产,效益,节约,浪费,破产,亏损,特区,开发区,保税区,展销,展览,商品化,横向联系,第三产业,生产资料

工交、能源、邮电（69个）

工业

冶金,钢铁,地矿,机械,汽车,电子,电器,仪器,仪表,化工,,航天,航空,核工,船舶,兵器,军工,轻工,有色金属,盐业,食品,印刷,包装,手工业,纺织,服装

丝绸,设备,原料,材料,加工

交通

铁路,公路,桥梁,民航,机场,航线,航道,空中管理制,飞机,港口,码头,口岸,车站,车辆,运输,旅客

能源

石油,煤炭,电力,燃料,天然气,煤气,沼气

邮电

通信,电信,邮政,网络,数据,民品,厂矿,空运,三线,通讯,水运,运费

旅游、城乡建设、环保（37个）

旅游

服务业

饮食业,宾馆

城乡建设

城市,乡镇,基建,建设,建筑,建材,勘察,测绘,设计,市政,公用事业,监理,环卫,征地,工程,房地产,房屋,住宅,装修,设施,出让,转让,风景名胜,园林,岛屿

环保

保护区,植物,动物,污染,生态,生物,风景,饭店,城乡,国土,沿海

农业、林业、水利、气象（56个）

农业

农村,农民,农民负担,农场,农垦,粮食,棉花,油料,生猪,蔬菜,糖料,烟草,水产,渔业,水果,经济作物,农副产品,副业,畜牧业,乡镇企业,农膜,种子,化肥,农药,饲料,灾害,以工代赈,扶贫

林业

绿化,木材,森林,草原,防沙治沙

水利

河流,湖泊,滩涂,水库,水域,,流域,水土保持,节水,防汛,抗旱,,三峡

气象

气候,预报,预测,,烟酒,土特产,有机肥,多种经营,牧业

财政、金融（57个）

财政

预算,决算,核算,收支,财务,会计,税务,税率,审计,债务,积累,经费,集资,收费,资金,基金,租金,拨款,利润,补贴,折旧费,附加费,固定资产

金融

银行,货币,黄金,白银,存款,贷款,信贷,贴现,通货膨胀,交易,期货,利率,利息,贴息,外汇,外币,汇率,债券,证券,股票,彩票,信托,保险,赔偿,信用社,现金,留成,流动资金,储蓄,费用

侨江、折旧率、贸易（62个）

商业

商品,物资,收购,定购,购置,市场,集贸,酒类,副食品,日用品,销售,消费,批发,供应,零售,拍卖,专卖,订货,营业,仓库,储备,储运,货物

外贸

对外援助,军贸,进口,出口,引进,海关,缉私,仲裁,商检,外商,外资,合资,合作,关贸,许可证,驻外企业,贸易,倒卖,外向型,议购,议售,垄断,经贸,贩运,票证,外经,交易会

外事（42个）

外交

对外政策,对外关系,领土,领空,领海,外交人员,建交,公约,大使,领事,条约,协定,协议,议定书,备忘录,照会,国际,涉外事务,抗议

外事

国际会议,国际组织,对外宣传,出访,出国,出入境,签证,护照,邀请,来访,谈判,会谈,会见,接见,招待会,宴会,外国人,外宾,对外友协,外国专家,涉外

公安、司法、监察（46个）

公安

警察,武警,警衔,治安,非法组织,安全,保卫,禁毒,消防,防火,检查,扫黄,案件,处罚,户口,证件,事件,危险品,游行,海防,边防,边界,边境

司法

政法,法制,法律,法院,律师,检察,程序,公证,劳改,劳教,监狱

监察

廉政建设,审查,纪检,执法,行贿,受贿,贪污,处分,侦破

民政、劳动人事（85个）

民政

基层政权,选举,行政区域,地名,人口,双拥工作,社会保障,社团,救灾,救济募捐,婚姻,移民,抚恤,慰问,调解,老龄问题,烈士,纠纷,残疾人,基地,社区服务

人事

驻外机构,体制,职能,编制,精简,更名

人事

行政人员,干部,公务员,考核,录用,职工,家属,子女,知识分子,专家,参事,院士,文史馆员,履历,聘任,任免,辞退,退职,职称,待遇,离休,退休,交流,安置,调配,模范,表彰,奖励

劳动

就业,失业,招聘,合同制,工人,保护,劳务,第二职业,事故

工资

津贴,奖金,福利,收入,老年,简历,劳资,人才,招工,待业,补助,拥军优属,奖惩

科、教、文、卫、体（73个）

科技

科学,技术,科普,科研,鉴定,标准,计量,专利,发明,实验,情况,计算机,自动化,信息,卫星,地震,海洋,软科学,社科

教育

学校,教师,招生,学生,培训,毕业,学位,留学,教材,校办企业,院校,校舍

文化

文字,文史,文学,语言,艺术,古籍,图书,宣传,广播,电视,电影,出版,版权,报刊,新闻,音像,文物,古迹,纪念物,电子出版社,地方志

卫生

医院,中医,医疗,医药,药材,防疫,疾病,计划生育,妇幼保健,检验,检疫

体育

运动员,教练员,运动会,比赛,馆所

国防（24个）

军事

军队,国防,空军,海军,征兵,服役,转业,民兵,预备役,军衔,复员,文职,后勤,装备,战备,作战,训练,防空,军需,武器,弹药,人武,退伍

秘书、行政（74个）

文秘工作

机关,国旗,国徽,机要,印章,信访,督察,保密,公文,档案,会议,文件,秘书,电报,提案,议案,谈话,讲话,总结,批示,汇报,建议,意见, 文章,题词,章程,条例,办法,细则,规定,方案,布告,决议,命令,决定,指示,公告,通告,通知,通报,报告,请示,批复,函,会议纪要

行政事务

行政,工作制度,纪念活动,庆典活动,休假,节假日,着装,参观,接待,措施,调查,视察,考察,礼品,馈赠,服务,出席,发言,转发,名单,批准,审批,信函,事务,活动,纪要,督察

综合党团（54个）

党派团体

共产党,民主党派,共青团,团体,工会,协会,学会,民间组织,文联,学联

妇女,儿童,基金会

统战

政协,民主人士,爱国人士

民族

民族区域自治,民主事务

宗教

寺庙

侨务

外籍华人,归侨,侨乡

港澳台

香港问题,澳门问题,台湾问题

综合

整顿,形势,社会,精神文明,法人,发展,其他,试点,推广,青年,政治,范围,党派,组织,领导,方针,政策,党风,事业,咨询,中心,清除

附录二 公文种类

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。